税理士が自分の職場での経験と顧問先で実際に使われている方法をインタビューして効率化のノウハウを紹介します。
報告書に時間を取られない方法
何かのプロジェクトの結果として 報告書 を提出することはよくあります。でも、報告書の提出は遅れてしまいがちです。そこで、報告書に時間を取られないで、提出する方法を紹介します。
報告書の提出が遅れる理由
なぜ遅れるのかというと 理由は次のとおりだと思います
次の仕事が溜まっている
プロジェクトが終わって、一段落して、報告書を作成しようとするとするけれど、それまでの疲れがどっと出て、報告書をなかなか書く気にならない。
そうこうするうちに、プロジェクト中に手がつけられなかった仕事が、次から次に出てくる。期限もあるのでどうしてもそちらから優先になってしまう、というパターンはよくあります。そうこうするうちに、報告書の提出期限が迫ってしまう。
初めのことを思い出すのが面倒
報告書を書こうとすると、時間軸で書かなくてはいけないところが出てくるので、その流れを振り返る作業するがあります。メールなどでのやり取りをもう一度確認するということもあります。プロジェクトが完了している段階でこれもやりたくない仕事です。つい、期限が迫っているタスクから手をつけてしまうことになります。
予定表を報告書にすると楽になる
プロジェクトは予定が決まっている
プロジェクトを始める時には、ゴールが決まっているので、段取りを組んでいく必要があります。
予定表を作ってから進捗を管理する必要があります。そうしないと実際にプロジェクトがスタートしてから、期限に間に合うかどうか判断することができないからです
予定表に時間を割く
いずれにしても、どうせ予定を作成するのであれば、発想を変えて、予定表を報告書にしてしまうという考え方もできます。予定表を作成する時に、報告書にできる形式にしてしまう。つまり、報告書を①予定の進捗確認表と②予定とズレの報告書という、2つの役割を持たせるという考え方です。
これであれば、進捗を確認するごとに、報告書の内容も仕上がっていく。最後にズレの説明を書けば完成、即提出することができます。
この考え方は私の顧問先の歯科医の先生。先生は新しい患者さんが来ると初回の治療計画を作成します。あとはその計画をもとに次回、次々回と治療計画を淡々と進めていかれています。先生が言うには、「初回の治療計画にある程度時間をかけて作りこんでいきます。この計画ができれば具体的なことは７０％はできてしまっている。あとはその進捗の調整だけです。」
予定表を作成しなければならない。報告書は予定の確認と誤差の説明だけでOKです。
まとめ
報告書はあとで作成しようとすると非常に面倒ですが、スタートするときに計画書と一緒に報告書を作成すると、進捗表も兼ねることができて非常に便利になります。ぜひ試してみてください。
